با توجه به “آيين‌نامة ساماندهي مأموريت‌هاي خارجي اعضاي هيئت علمي، مديران و ياوران علمي دانشگاه‌ها، مراكز پژوهشي ثبت 251927/و مورخ 18/9/1402 وزارت علوم، تحقیقات و فناوری“، کلیه سفرهائی که در قالبی غیر از تبصره 3 ماده 3 این آیین نامه انجام می‌گردد، نیاز به اخذ مجوز سفر از هیأت نظارت بر سفرهای خارجی دارد.

جهت درخواست اخذ مجوز سفر می‌بایست درخواست متقاضی حداقل 45 روز قبل از انجام سفر پس از کسب تایید دانشکده به معاونت پژوهشی و تعاملات صنعتی دانشگاه ارسال شود تا پس از بررسی جهت اخذ مجوز،‌ درخواست به دفتر همکاریهای علمی و بین‌المللی وزارت ارسال گردد.

لذا تکمیل فرمهای ذیل بدین منظور ضروری می‌باشد.

فرم 1 مربوط به اخذ مجوزهیئت نظارت بر سفرهای خارجی

فرم 2 مربوط به اخذ مجوز هیئت نظارت بر سفرهای خارجی

پس از اخذ شماره مجوز درخصوص درخواست ارز، رعایت موارد ذیل مزید امتنان است:

2- درخواستها از سوی ریاست دستگاه بهمراه اسناد مثبته قانونی ارسال شود.

موارد الزام در متن ریاست: موضوع تخصیص ارز، عنوان سرفصل، میزان و نوع ارز مورد تقاضا بهمراه اسناد مثبته و نحوه محاسبه، مدت زمان مورد نظر، نوع ارز”حواله- اسکناس” عنوان نماینده و یا متقاضی دریافت ارز. مشخصات کامل فردی در جدولی انتهای نامه قید شود : کد ملی، شماره شناسنامه، تاریخ تولد، شماره همراه بنام نامبرده، شناسه ملی دستگاه، شماره شبا

اسناد قانونی مرتبط با موضوع درخواست : احکام (کارگزینی، فرصت، ماموریت) -مجوز سفر- صورتجلسه هیأت رییسه- فاکتور، پیش فاکتور و صورتحساب مهر شده، مدارک شناسایی-دعوتنامه- ویزا

نامه نمونه درخواست – فرصت مطالعاتی

3- پیرو نامه ریاست نامه تامین ریالی 2 امضا معاون اداری مالی و ذیحسابی (مدیر امور مالی)

موارد الزام در متن نامه: تایید میزان و نوع ارز مورد تقاضا – تامین ریالی از چه منابع ریالی، اجازه برداشت با شماره حساب اعلامی مشخصات نماینده برای دریافت کد سامانه ناخدا

نامه نمونه درخواست – تامین ریال

4- بعد از طی مراحل در وزارت ، مرکز مبادله  در نهایت  کد ناخدا صادر می‌شود

5-  دستگاه متقاضی یک معرفی نامه به بانک عامل (ملی شعبه ارزی استان) جهت دریافت ارز صادر می نماید – رونوشت نامه به وزارت نیز ارسال شود.

 موارد الزام در نامه: اعلام میزان ارز بهمراه کد ناخدا و مشخصات نماینده و حساب برداشت ریال

6- پس از دریافت ارز رسید بانک و رونوشت معرفی نامه به بانک برای تسویه حساب از طریق دانشگاه برای کارشناس مسئول اعتبارات و نماینده مقیم وزارت در مرکز مبادله ارز و طلای ایران  ارسال شود.

نکته حائز اهمیت:

1-     حساب بانکی تأمین ریال و کارمزد باید یکسان باشد.

نمونه معرفی نامه تامین ارز از بانک عامل

توجه: این پروسه امری زمانبر بوده و نیاز به حداقل 2-3 ماه زمان می‌باشد لذا خواهشمند است برنامه ریزی لازم جهت انجام کار در موعد مورد نظر را لحاظ فرمایید.